기업체에 따라서 각 구성원마다 프린터를 할당할 필요가 없을 경우가 많습니다. 각 워크스테이션에 병렬 케이블이나 USB 케이블로 로컬 프린터를 연결하여 사용하는 것이 각 사용자에게는 이상적일지 모르나 비용면에서는 매우 비효율적입니다. 이러한 불필요한 예산 낭비를 줄이기 위해서 네트워크 프린터를 사용하는 것이 좋습니다.
프린터 제조업체에서는 이러한 예산 낭비 문제를 해결하기 위해 부서별(departmental) (workgroup) 프린터를 개발하였습니다. 이러한 프린터는 보통 내구성이 강하고 빠른 인쇄가 가능하며 또한 소모품의 수명 또한 오래갑니다. 작업그룹 프린터는 보통 프린트 서버에 연결되어 있으며, 이 프린터 서버는 독립형 장치 (재설정된 워크스테이션)으로서 인쇄 작업을 처리하고 출력 결과를 적절한 프린터로 보내는 역할을 합니다. 최신 부서별 프린터에는 네트워크 인터페이스가 내장되거나 추가되어 전용 프린트 서버가 없이도 작동 가능합니다.