만일 일반 시스템 관리자에게 새 서버를 설치하던지 또는 시스템 백업하는 과정에 대한 문서를 작성하든지 한가지를 선택하도록 한다면, 대부분의 경우 새 서버 설치를 선택할 것입니다. 이러한 경우가 매우 흔하지만, 시스템 관리자라면 반드시 자신히 행한 작업을 문서로 작성해두어야 합니다. 많은 시스템 관리자들은 다음과 같은 다양한 핑계로 문서화 작업을 미루기 십상입니다:
불행히도 현실적으로 나중에 시간이 날 경우가 거의 없습니다. 시스템 관리자가 아무리 진지하다고 하여도, 직업의 성격상 매일매일 많은 작업이 바쁘게 진행되기 때문에 "나중에 해야지"라는 자세는 가능하지 않습니다. 특히 더욱 오래 미루어둘수록 더욱 자세한 사항을 기억하기가 힘들어져, 결국 작성한 문서가 무용 지물이 될 가능성도 있습니다.
특출하게 기억력이 좋은 경우를 제외하고는 거의 불가능합니다. 또는 무의식적으로 전체적인 내용은 잊어버리고 오직 반만 기억날 경우도 발생할 수 있습니다. 이러한 경우 잊어버린 내용을 다시 배우거나 상황을 전체적으로 숙지하지 못하여 발생한 오류를 고치는데 시간을 낭비하게 됩니다.
단기간 동안이라면 모르지만, 장기적으로는 오히려 악영향을 초래할 수도 있습니다. 만일 위기 상황이 닥쳤을 때 그 장소에 본인이 없을 경우를 생각해보십시오; 만일 작업 과정을 문서로 작성해놓았을 경우에는 본인이 없더라도 다른 사람이 그 문서를 읽고 문제를 해결할 수 있겠지만 그렇지 않은 경우에는 문제가 확대될 수도 있습니다. 특히 위기 상황이 발행하였을때 상부에서는 더욱 관심을 가지고 지켜본다는 사실을 잊지마십시오. 따라서 여러분이 자리에 없어서 문제가 악화되는것 보다는 여러분이 미리 작성해놓은 문서 덕분에 문제가 해결되는 것이 낫지 않겠습니까?
더우기 빠르게 성장하고 있는 소규모 기업체의 경우, 언젠가는 한명 이상의 시스템 관리자가 필요할 것입니다. 그렇다면 자기 머릿속에 있는 모든 지식을 어떻게 새 직원에게 전달해줄 수 있겠습니까? 더우기 문서로 작성해놓지 않았기 때문에 결국 여러분은 자신을 보조하기 위해 고용된 관리자를 가르치다가 자기 발전에 투자할 시간을 잃게되는 상황이 초래될 수도 있습니다.
이제 시스템 문서를 작성해야하는 이로움에 대해 동의하시겠습니까? 그렇다면 다음에 제기되는 질문이 있습니다. 무엇을 기록할 것인가? 다음에서는 기록할 항목을 몇개 나열해 보았습니다:
정책이란 사용자 커뮤니티와 시스템 관리자의 관계를 형식화하여 정리한 글을 일컫습니다. 정책을 수립하여 사용자의 자원 또는 지원 요청 처리 방식을 보다 명확하게 알릴 수 있습니다. 각 기관마다 이러한 정책을 커뮤니티에 알리는 목적이나 방식은 다를 수 있습니다.
절차란 특정 작업을 수행하기 위해 취해야할 단계별 행위를 일컫습니다. 백업하는 절차, 사용자 계정 관리 절차, 문제점 보고 절차와 같은 정보를 기록해놓을 수 있습니다. 이러한 절차를 계속적으로 수행해야할 경우에는 이러한 작업 절차를 문서화하는 것이 좋습니다.
시스템 관리자라면 시스템의 성능을 최대화하기 위하여 설정을 변경하거나 스크립트를 다시 짜고 설정 파일을 수정하는 등 여러 가지 변경 작업을 수행할 경우가 많습니다. 따라서 이러한 작업은 문서로 기록해놓는 것이 좋습니다. 만일 변경 사항을 기록해놓지 않았을 경우, 몇달이 지나면 아마 자기 자신도 어떠한 변경 작업을 수행하였는지 혼동되기 십상입니다.
어떤 기업체에서는 이러한 변경 작업들을 기록하기 위해 보다 복잡한 방법을 사용합니다. 그러나 대부분의 경우 파일을 생성 후 이 파일을 변경할 때마다 새로운 버전에 대한 정보를 기록하는 것만으로도 충분합니다. 각 버전 히스토리에는 최소한 다음과 같은 정보를 기록하셔야 합니다:
변경한 사람의 이름이나 이름 약자
변경 날짜
변경 이유
이렇게 함으로써 다음처럼 보기 쉽고 유용한 정보만 기록할 수가 있습니다:
ECB, 12-June-2002 — 새 회계부서 프린터가 양면 인쇄 (duplex)를 지원하도록 교체되었음